A menudo, me encuentro con clientes que se sienten tranquilos almacenando sus documentos en su programa de gestión. Esta FALSA sensación de seguridad viene debido al desconocimiento respecto a las necesidades de almacenamiento de documentos en lo que longevidad, formato, resolución, tamaño, etc. Hoy escribo sobre este tema porque recientemente me han llegado un par de clientes con un grave problema. Quieren dejar de usar su herramienta de gestión y quieren sacarla información. Dado este punto nos damos cuenta de la primera realidad de por qué los documentos NO deben ser almacenados en una herramienta de gestión, contabilidad, etc.
Los documentos duran mas que la herramienta en la que están almacenados.
De media, un software tiene unos 10 años de vida. Esto quiere decir que al cabo de los 10 años, lo cambiamos por otro de otra marca o directamente lo quitamos porque queda obsoleto. Los documentos tienen distintos tiempos de validez. Probablemente los primeros documentos que almacenamos en esta herramienta quedaron obsoletos, pero ¿y los últimos años?. En este punto nos vemos con la necesidad, no solo de extraer la información (que no siempre es posible ya que el fabricante no suele ayudar), si no que esta información tenga sentido por si sola. Es decir el documento que estaba asociado a un asiento una vez sacado de la herramienta de gestión, no sabemos a que asiento pertenecía.
Los documentos no pueden ser almacenados de cualquier manera.
Las herramientas de gestión que tienen un lugar para almacenar un documento, en el mejor de los casos lo almacenan en disco, pero en muchos casos los almacenan en una base de datos, de manera que el archivo se “desconstruye” para ir a la base de datos y posteriormente se construye para mostrárselo al usuario. Hace tiempo hice una pequeña prueba para ver que pasaba con los certificados de los documentos formados cuando son almacenados de esta manera. Si se hace correctamente no pasa nada, pero la sorpresa fué cuando muchas de las herramientas mas populares en el mercado no construían el archivo correctamente, con lo que el certificado se corrompía y en definitiva, la firma no era válida en el mejor de los casos. Si a esto sumamos, formatos, tamaños resoluciones etc. lo que obtenemos es un pseudo almacén de documentos que es mas que probable que no puedan ser recuperados.
No están diseñados para el almacenamiento de grandes masas documentales.
Algunos pensarán que ellos no guardan miles de documentos. A esta reflexión le diría que hay que sumar al número que tienen en cabeza todos los documentos de todos los departamentos y multiplicar por el número de años que almacena los documentos. De media, una empresa pequeña almacena unos 40 documentos diarios (entre facturas, albaranes, pagos, documentos de RRHH, proyectos, etc). Según esto, una empresa pequeña debe almacenar unos 14600 documentos anuales. En diez años 146000 documentos, que son una buena razón para invertir algo de tiempo en su correcto almacenamiento.
Zapatero a tus zapatos. No se puede ser experto en todo,
y ninguna herramienta puede hacerlo todo bien y de manera correcta. En este caso, las herramientas de gestión al uso (no hablo de los ERP multimillonarios, aunque algunos también pecan en este tema). Un gestor documental nunca va a sustituir a una herramienta de contabilidad o de gestión de proyectos, lo mismo que una herramienta de uso especifico no almacenará de manera correcta, fiable y longeva los documentos asociados a los expedientes que gestiona. Por eso tenemos programas para edición de textos, que no son los mismos que para la gestión de hojas de calculo, y que tampoco son los mismos que para la gestión de bases de datos (por mucho que se empeñen algunos en utilizar el Excel para esto último).
Si a los puntos anteriores unimos que no todos los documentos que recibe una empresa tienen que ver con su ERP ni tienen un reflejo contable, si no simplemente justificativo o de almacenamiento permanente, veremos que almacenarlos en el espacio que ofrece el ERP para ello es una practica muy arriesgada y con poco recorrido.
Últimamente ya hay algunas compañías de software que están estableciendo desde el inicio la necesidad de un gestor documental como base para la elaboración de sus programas y facilitar su integración e interconectividad. Veremos en poco tiempo como estos mismos programas delegan el almacenamiento de los documentos a herramientas especializadas.
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